Abrir filial fuera: el capítulo informático que casi nadie presupuesta

Los planes de entrada en un mercado detallan la sociedad, los impuestos, el almacén y las primeras contrataciones. Casi ninguno dice quién configura la red el día que llegan los equipos, ni en qué país está esa persona. Es un capítulo pequeño en euros y grande en retrasos.

La escena que se repite

Una empresa española o checa decide abrir oficina en México, en Ohio o en Rotterdam. El plan está bien hecho: forma jurídica elegida, asesor fiscal local contratado, nave alquilada, dos personas fichadas, previsión de ventas a tres años. La fecha de apertura está en el calendario y se ha comunicado a los clientes. Y tres semanas antes alguien pregunta quién va a montar la red.

No es una anécdota menor. Una oficina comercial de seis personas necesita, para poder trabajar el primer día: línea de datos contratada y activa, un armario de comunicaciones con su router y su conmutador, cobertura wifi que llegue a toda la planta, un cortafuegos configurado con las reglas de la casa matriz, telefonía sobre IP con numeración del país, y seis portátiles con el sistema de la empresa y acceso al ERP, a la mensajería y a los archivos compartidos. Nada de eso es técnicamente difícil. Todo eso, hecho a 8.000 kilómetros y en otra franja horaria, sí lo es.

Por qué fuera cuesta más de lo que parece

Lo que cuesta el retraso

Ninguno de estos cuatro puntos hunde un proyecto. Sumados, mueven una apertura entre tres y seis semanas. Y una apertura que se mueve arrastra la contratación, el primer pedido y, con suerte solo eso, la credibilidad ante el cliente que ya tenía la fecha en su calendario.

El modelo de las manos locales

En el sector existe una respuesta con nombre propio: hands and feet, manos y pies. En vez de buscar proveedor país por país, se contrata a una empresa que mantiene una red de técnicos de campo repartida por el mundo y envía al que corresponda, con su maletín, su portátil y sus cables de consola. Un solo contrato, un solo interlocutor, el trabajo hecho en el sitio y en el idioma del sitio.

El dato que más sorprende a quien no conoce el modelo es el plazo: con una semana de aviso suele bastar para tener a un técnico cualificado en la puerta, en casi cualquier ciudad con aeropuerto. No hace falta abrir delegación para eso.

No es la respuesta a todo. Si la operación en destino va a ser grande desde el principio, o el negocio es intensivo en tecnología, tener equipo propio en el país acaba compensando. El modelo sirve para la fase en la que la estructura propia todavía no se justifica, que suele ser la más larga.

Dónde encaja mejor

• La apertura piloto — Una oficina, seis personas, y todavía no se sabe si en dos años serán sesenta o se cierra. Montar estructura informática propia para eso no sale.
• El despliegue en muchas ubicaciones — Retail, logística, puntos de venta. Cincuenta tiendas con el mismo montaje repetido es un problema de coordinación y de husos horarios, no de ingeniería.
• El mantenimiento posterior — Lo que nadie planifica: el conmutador que muere un martes de agosto en la filial, con el responsable de sistemas a tres husos horarios de distancia y sin nadie que sepa abrir el armario.

Seis preguntas antes de firmar

• ¿Hay cobertura real en este país concreto? — «Presencia global» no es una respuesta. La pregunta es si hay técnico disponible en esa ciudad y con cuánto preaviso.
• ¿Qué nivel de servicio se compromete por escrito? — Los tramos habituales son respuesta en 4 horas, en 8 horas, al siguiente día laborable o visita programada. Cada uno cuesta distinto, y contratar el más rápido «por si acaso» es tirar dinero. Lo importante es que esté escrito y que diga qué pasa si no se cumple.
• ¿Quién responde si algo se rompe? — Si hay subcontratación —la hay casi siempre—, quién asume la responsabilidad frente a usted y con qué cobertura.
• ¿Qué certificaciones tienen, y vigentes? — ISO 9001 para calidad de procesos e ISO 27001 para seguridad de la información son el mínimo razonable cuando alguien va a entrar en sus sistemas. ISO 20000 añade gestión del servicio. Conviene pedir el certificado con su fecha, no la mención en la web.
• ¿A qué van a tener acceso, y qué firman sobre ello? — Van a entrar en sus sistemas. Un proveedor serio le dirá sin que se lo pregunte quién de su equipo accede, con qué permisos y cuándo se los retira, y lo pondrá por escrito. El que improvisa la respuesta es que no lo ha hecho antes.
• ¿En qué idioma trabaja el técnico que va a ir? — Parece menor. No lo es cuando hay que explicar por teléfono qué cable va dónde, con la oficina abriendo el lunes.

Dónde encaja en un plan de entrada

En ZuzanaOPP entendemos que la infraestructura informática es una partida más del plan, con su fecha y su responsable, al lado de la constitución de la sociedad y del primer contrato laboral. No porque sea la parte más cara —casi nunca lo es—, sino porque es la que tiene la fecha más rígida: el día que la oficina abre, o hay red o no la hay.

En la práctica son tres cosas. Que la partida entre en el calendario desde el principio, y no tres semanas antes. Que las seis preguntas de arriba se las hagamos nosotros al proveedor, en su idioma y con las tres ofertas delante. Y que la ejecución la lleve alguien que ya lo ha hecho en ese país.

Quién ejecuta