Niederlassung im Ausland: das IT-Kapitel, das fast niemand einplant

Markteintrittspläne behandeln die Gesellschaftsform, die Steuern, das Lager und die ersten Einstellungen. Kaum einer sagt, wer das Netzwerk einrichtet, wenn die Geräte eintreffen — und in welchem Land diese Person sitzt. Ein kleiner Posten in Euro und ein großer in Verzögerungen.

Die Szene, die sich wiederholt

Ein spanisches oder tschechisches Unternehmen beschließt, ein Büro in Mexiko, in Ohio oder in Rotterdam zu eröffnen. Der Plan ist solide: Rechtsform gewählt, lokaler Steuerberater beauftragt, Fläche gemietet, zwei Mitarbeitende eingestellt, Umsatzprognose über drei Jahre. Der Eröffnungstermin steht im Kalender und wurde den Kunden mitgeteilt. Und drei Wochen vorher fragt jemand, wer das Netzwerk aufbaut.

Das ist keine Randnotiz. Ein Vertriebsbüro mit sechs Personen braucht, um am ersten Tag arbeiten zu können: eine bestellte und geschaltete Datenleitung, einen Netzwerkschrank mit Router und Switch, WLAN-Abdeckung über die gesamte Etage, eine nach den Regeln der Zentrale konfigurierte Firewall, IP-Telefonie mit Rufnummern des Landes sowie sechs Notebooks mit dem Unternehmens-Image und Zugriff auf ERP, Mail und Dateiablage. Technisch ist daran nichts schwierig. Aus 8.000 Kilometern Entfernung und in einer anderen Zeitzone schon.

Warum es im Ausland mehr kostet, als es aussieht

Einen Techniker kann man nicht per Kurier schicken — Geräte lassen sich versenden; die zwei Stunden, die jemand vor dem Schrank steht, nicht. Und diese Stunden lassen sich nicht präzise planen: der lokale Anbieter verzögert sich, die Dose sitzt an der falschen Stelle, ein Patchkabel fehlt. Wer vor Ort ist, muss am nächsten Tag wiederkommen können.

Einen lokalen Dienstleister zu beauftragen dauert selbst — Viele verlangen eine eingetragene Gesellschaft oder eine Steuernummer des Landes, um überhaupt abrechnen zu können — genau das, was noch in der Anmeldung steckt. Und drei Angebote in einer Sprache zu vergleichen, die man nicht beherrscht, ohne Referenzen und aus der Ferne, ist genau die Art Entscheidung, die am Ende unter Zeitdruck fällt.

Die Geräte gehen durch den Zoll — Zehn fertig konfigurierte Notebooks aus der Zentrale zu schicken wirkt bequem — bis Zölle, Verzollung und Garantie auftauchen, und die Garantie gilt meist national. Oft lohnt der Kauf vor Ort, aber dann muss auch vor Ort konfiguriert werden.

Wem man die Tür öffnet — Wer das Netzwerk aufbaut, kommt in die Systeme — und damit an die Gehaltsabrechnung, die Kundenliste und die Unternehmenspost. Die Pflichten rund um personenbezogene Daten unterscheiden sich von Land zu Land, doch unter jeder Regelung bleibt die Frage überall dieselbe: Wer sind diese Leute, was werden sie sehen können, und wozu verpflichten sie sich im Umgang damit? Schriftlich, bevor jemand irgendetwas ansteckt.

Was die Verzögerung kostet

Keiner dieser vier Punkte bringt ein Projekt zu Fall. Zusammen verschieben sie eine Eröffnung um drei bis sechs Wochen. Und eine verschobene Eröffnung zieht die Einstellungen nach sich, den ersten Auftrag und — mit etwas Glück nur das — die Glaubwürdigkeit bei dem Kunden, der den Termin bereits im Kalender hatte.

Das Modell der Hände vor Ort

Die Branche hat dafür einen eigenen Begriff: hands and feet. Statt Land für Land einen Dienstleister zu suchen, beauftragt man ein Unternehmen, das ein weltweites Netz von Außendiensttechnikern unterhält und den passenden schickt — mit Werkzeugkoffer, Notebook und Konsolenkabeln. Ein Vertrag, ein Ansprechpartner, die Arbeit vor Ort und in der Sprache vor Ort.

Was Neulinge am meisten überrascht, ist die Vorlaufzeit: eine Woche Vorlauf genügt in der Regel, um einen qualifizierten Techniker vor der Tür zu haben, in fast jeder Stadt mit Flughafen. Dafür braucht es keine eigene Niederlassung.

Es ist nicht die Antwort auf alles. Wird der Standort von Anfang an groß, oder ist das Geschäft technologieintensiv, rechnet sich ein eigenes Team im Land früher. Das Modell deckt die Phase ab, in der eine eigene Struktur noch nicht zu rechtfertigen ist — und die dauert meist am längsten.

Wo es am besten passt

Die Pilot-Eröffnung — Ein Büro, sechs Personen, und noch ist offen, ob daraus in zwei Jahren sechzig werden oder ob geschlossen wird. Dafür eine eigene IT-Struktur aufzubauen rechnet sich nicht.
Der Rollout über viele Standorte — Handel, Logistik, Verkaufsstellen. Fünfzig Filialen mit demselben Aufbau sind ein Koordinations- und Zeitzonenproblem, kein technisches.
Der Betrieb danach — Was niemand einplant: der Switch, der an einem Dienstag im August in der Niederlassung ausfällt, während der IT-Verantwortliche drei Zeitzonen entfernt sitzt und vor Ort niemand den Schrank öffnen kann.

Sechs Fragen vor der Unterschrift

Gibt es echte Abdeckung in genau diesem Land? — „Globale Präsenz" ist keine Antwort. Die Frage lautet, ob in dieser Stadt ein Techniker verfügbar ist — und mit welchem Vorlauf.
Welches Service-Level wird schriftlich zugesagt? — Üblich sind Reaktion in 4 Stunden, in 8 Stunden, am nächsten Werktag oder ein geplanter Termin. Jede Stufe kostet anders, und die schnellste „für alle Fälle" zu buchen ist herausgeworfenes Geld. Entscheidend ist, dass es schriftlich steht — und dass dort steht, was passiert, wenn es nicht eingehalten wird.
Wer haftet, wenn etwas kaputtgeht? — Wo untervergeben wird — und das ist fast immer der Fall —, wer trägt Ihnen gegenüber die Verantwortung, und in welchem Umfang.
Welche Zertifizierungen liegen vor, und sind sie gültig? — ISO 9001 für Prozessqualität und ISO 27001 für Informationssicherheit sind das vernünftige Minimum, wenn jemand in Ihre Systeme geht. ISO 20000 ergänzt das Service-Management. Lassen Sie sich das Zertifikat mit Datum zeigen, nicht den Hinweis auf der Website.
Worauf werden sie Zugriff haben, und was unterschreiben sie dazu? — Sie gehen in Ihre Systeme. Ein seriöser Anbieter sagt Ihnen ungefragt, wer aus seinem Team Zugriff erhält, mit welchen Rechten und wann diese entzogen werden — und hält es schriftlich fest. Wer die Antwort improvisiert, hat es vorher nicht gemacht.
In welcher Sprache arbeitet der Techniker, der kommt? — Klingt nebensächlich. Ist es nicht, wenn am Telefon zu erklären ist, welches Kabel wohin gehört, und das Büro am Montag öffnet.

Wo das in einen Markteintrittsplan gehört

Bei ZuzanaOPP verstehen wir die IT-Infrastruktur als einen Posten des Plans wie jeden anderen, mit Termin und mit Verantwortlichem, neben der Gründung der Gesellschaft und dem ersten Arbeitsvertrag. Nicht weil sie der teuerste Teil wäre — das ist sie fast nie —, sondern weil ihr Termin der starrste ist: an dem Tag, an dem das Büro öffnet, ist das Netz da oder es ist nicht da.

In der Praxis sind das drei Dinge. Dass der Posten von Anfang an im Kalender steht und nicht erst drei Wochen vorher. Dass wir die sechs Fragen von oben dem Anbieter stellen, in seiner Sprache und mit den drei Angeboten nebeneinander. Und dass die Ausführung jemand übernimmt, der es in diesem Land schon gemacht hat.

Wer ausführt

IT Global Services — Für diesen letzten Teil arbeiten wir mit IT Global Services zusammen, einem auf Aufbau und Support von IT-Infrastruktur spezialisierten Unternehmen: Netzwerk, WLAN, Firewalls, IP-Telefonie, Verkabelung, Arbeitsplatz und Cloud.

Abdeckung und Vorlaufzeiten — Das Unternehmen unterhält ein weltweites Netz von Außendiensttechnikern, mit Standorten in Europa, den USA und Indien und Support an 365 Tagen im Jahr, und arbeitet mit den vier üblichen Service-Stufen, sodass jeder Standort die bucht, die er braucht, und nicht die teuerste. Projekte wurden unter anderem in Spanien, Tschechien, Polen, Deutschland, Frankreich, den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich, Mexiko, Brasilien, China, Südkorea, Singapur und Kanada ausgeführt.

Zertifizierungen und Volumen — Zertifiziert nach ISO 9001 für Prozessqualität, ISO 27001 für Informationssicherheit und ISO 20000 für Service-Management — genau die drei Zertifikate, deren Vorlage wir weiter oben empfehlen. Nach den vom Unternehmen selbst veröffentlichten Zahlen umfasst das Netz über 90.000 zertifizierte Techniker, mit mehr als 7.500 Netzwerk- und 3.200 WLAN-Rollouts.

Planen Sie eine Eröffnung? Schreiben Sie uns an info@zuzanaopp.com. Wir sehen uns diesen Teil mit Ihnen an, bevor er dringend wird, und koordinieren bei Bedarf die technische Seite.

ZuzanaOPP arbeitet mit IT Global Services als deren Handelsvertretung in Europa zusammen.