Pobočka v zahraničí: kapitola IT, se kterou skoro nikdo nepočítá

Plány vstupu na trh podrobně řeší společnost, daně, sklad i první nábor. Skoro žádný neuvádí, kdo nastaví síť v den, kdy dorazí technika, ani v které zemi ten člověk je. V eurech drobná položka, ve zpoždění velká.

Scéna, která se opakuje

Španělská nebo česká firma se rozhodne otevřít kancelář v Mexiku, v Ohiu nebo v Rotterdamu. Plán je dobrý: zvolená právní forma, sjednaný místní daňový poradce, pronajaté prostory, dva přijatí lidé, výhled tržeb na tři roky. Datum otevření je v kalendáři a bylo oznámeno zákazníkům. A tři týdny předtím se někdo zeptá, kdo postaví síť.

Není to maličkost. Obchodní kancelář pro šest lidí potřebuje, aby se dalo první den pracovat: objednanou a zprovozněnou datovou linku, rozvaděč s routerem a switchem, pokrytí wi-fi po celém patře, firewall nastavený podle pravidel centrály, IP telefonii s čísly dané země a šest notebooků s firemním systémem a přístupem do ERP, do pošty a ke sdíleným souborům. Nic z toho není technicky složité. Všechno dohromady, na vzdálenost 8 000 kilometrů a v jiném časovém pásmu, ano.

Proč to v zahraničí stojí víc, než se zdá

Technika nepošlete kurýrem — Techniku odeslat lze; dvě hodiny někoho, kdo stojí u rozvaděče, nikoli. A ty hodiny se nedají naplánovat přesně: místní operátor se opozdí, zásuvka není tam, kde měla být, chybí patch kabel. Kdo je na místě, musí se moci vrátit i druhý den.

Sehnat místního dodavatele zabere svůj čas — Mnozí chtějí založenou společnost nebo daňové číslo dané země, aby vůbec mohli fakturovat — tedy přesně to, co je teprve v registraci. A porovnávat tři nabídky v jazyce, který neovládáte, bez referencí a na dálku, je právě ten typ rozhodnutí, které nakonec padne ve spěchu.

Technika projde celnicí — Poslat deset předpřipravených notebooků z centrály vypadá pohodlně, dokud se neobjeví cla, celní odbavení a záruka, která bývá národní. Často se vyplatí nakoupit na místě, jenže pak je také třeba na místě nastavit.

Komu otevíráte dveře — Kdo staví síť, dostane se do systémů — a s nimi ke mzdám, k databázi zákazníků a k firemní poště. Povinnosti kolem osobních údajů se stát od státu liší, ale pod jakoukoli úpravou zůstává otázka všude stejná: kdo to je, co uvidí a k čemu se ve vztahu k těm datům zavazují. A písemně, dřív než někdo cokoli zapojí.

Co stojí zpoždění

Ani jeden z těch čtyř bodů projekt nepotopí. Dohromady posunou otevření o tři až šest týdnů. A posunuté otevření s sebou táhne nábor, první objednávku a — když budete mít štěstí, jen to — důvěryhodnost u zákazníka, který už měl datum v kalendáři.

Model místních rukou

Obor pro to má vlastní název: hands and feet, ruce a nohy. Místo hledání dodavatele zemi po zemi si najmete firmu, která udržuje síť terénních techniků po celém světě a pošle toho, kdo je nejblíž — s kufříkem, notebookem a konzolovými kabely. Jedna smlouva, jeden partner, práce odvedená na místě a v jazyce daného místa.

Co překvapí každého, kdo model nezná, je lhůta: týden dopředu obvykle stačí, aby kvalifikovaný technik stál přede dveřmi, prakticky v každém městě s letištěm. Kvůli tomu není nutné otevírat pobočku.

Není to odpověď na všechno. Pokud má být provoz od začátku velký nebo je podnikání technologicky náročné, vlastní tým v zemi se vyplatí dřív. Model pokrývá fázi, kdy se vlastní struktura ještě neobhájí — a ta bývá nejdelší.

Kde se hodí nejvíc

Pilotní otevření — Jedna kancelář, šest lidí, a zatím se neví, jestli jich za dva roky bude šedesát, nebo se zavře. Stavět kvůli tomu vlastní IT strukturu se nevyplatí.
Nasazení na mnoha místech — Retail, logistika, prodejní místa. Padesát prodejen se stejnou instalací je problém koordinace a časových pásem, ne inženýrský.
Provoz potom — To, co nikdo neplánuje: switch, který v pobočce odejde v úterý v srpnu, zatímco správce systémů sedí tři časová pásma daleko a na místě nikdo neumí otevřít rozvaděč.

Šest otázek před podpisem

Je v této konkrétní zemi skutečné pokrytí? — „Globální působnost" není odpověď. Otázka zní, jestli je v tom městě dostupný technik — a s jakým předstihem.
Jaká úroveň služby je písemně zaručena? — Obvyklé stupně jsou reakce do 4 hodin, do 8 hodin, následující pracovní den nebo plánovaná návštěva. Každý stojí jinak a brát ten nejrychlejší „pro jistotu" znamená vyhodit peníze. Podstatné je, aby to bylo písemně — a aby tam stálo, co se stane, když se to nedodrží.
Kdo odpovídá, když se něco rozbije? — Pokud se subdodává — a to je téměř vždy —, kdo nese odpovědnost vůči vám a v jakém rozsahu.
Jaké mají certifikace a jsou platné? — ISO 9001 pro kvalitu procesů a ISO 27001 pro bezpečnost informací jsou rozumné minimum, když někdo vstupuje do vašich systémů. ISO 20000 přidává řízení služeb. Vyžádejte si certifikát s datem, ne zmínku na webu.
K čemu budou mít přístup a co k tomu podepisují? — Půjdou do vašich systémů. Seriózní dodavatel vám sám od sebe řekne, kdo z jeho týmu přístup dostane, s jakými právy a kdy se odeberou — a dá to písemně. Kdo odpověď improvizuje, ještě to nedělal.
V jakém jazyce pracuje technik, který přijede? — Zní to jako detail. Není, když je po telefonu potřeba vysvětlit, který kabel kam patří, a kancelář otevírá v pondělí.

Kam to patří v plánu vstupu na trh

V ZuzanaOPP chápeme IT infrastrukturu jako plnohodnotnou položku plánu, s vlastním termínem a vlastním odpovědným člověkem, vedle založení společnosti a první pracovní smlouvy. Ne proto, že by šlo o nejdražší část — tou skoro nikdy není —, ale proto, že má nejméně pružný termín: v den, kdy kancelář otevírá, síť buď je, nebo není.

V praxi jde o tři věci. Aby se položka dostala do kalendáře od začátku, ne tři týdny předem. Aby šest otázek výše položil dodavateli někdo od nás, v jeho jazyce a se třemi nabídkami vedle sebe. A aby realizaci vedl někdo, kdo to v dané zemi už dělal.

Kdo realizuje

IT Global Services — Pro tuto poslední část spolupracujeme se společností IT Global Services, která se specializuje na nasazení a podporu IT infrastruktury: sítě, wi-fi, firewally, IP telefonii, kabeláž, koncová zařízení a cloud.

Pokrytí a lhůty — Udržuje síť terénních techniků po celém světě, se středisky v Evropě, ve Spojených státech a v Indii a s podporou 365 dní v roce, a pracuje se čtyřmi obvyklými stupni služby, takže si každá pobočka objedná ten, který potřebuje, a ne automaticky ten nejdražší. Realizovala projekty mimo jiné ve Španělsku, v Česku, v Polsku, v Německu, ve Francii, v Nizozemsku, ve Spojeném království, v Mexiku, v Brazílii, v Číně, v Jižní Koreji, v Singapuru a v Kanadě.

Certifikace a objem — Má certifikaci ISO 9001 pro kvalitu procesů, ISO 27001 pro bezpečnost informací a ISO 20000 pro řízení služeb — právě ty tři certifikáty, jejichž vyžádání doporučujeme výše. Podle údajů, které zveřejňuje sama společnost, čítá její síť přes 90 000 certifikovaných techniků a má za sebou více než 7 500 síťových a 3 200 wi-fi nasazení.

Chystáte otevření? Napište nám na info@zuzanaopp.com. Projdeme tuto část s vámi dřív, než se stane naléhavou, a v případě potřeby technickou stránku sami zkoordinujeme.

ZuzanaOPP spolupracuje se společností IT Global Services jako její obchodní zástupce v Evropě.